Willkommen „On-Board“! So gelingt die Integration eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen

Die Unterstützung neuer Mitarbeiter durch Onboarding-Konzepte

Es ist vollbracht! Endlich wurde nach langer, endloser Suche ein neuer Mitarbeiter für das Restaurant gefunden. Die Freude und Erleichterung darüber sind dem Restaurantleiter und dem Hoteldirektor im Gesicht wahrlich anzusehen. „Na dann kann der neue Team-Kollege gleich nächste Woche durchstarten und der Mannschaft tatkräftig unter die Arme greifen!“, so die Meinung des Direktors. Und was passiert dann?

Dann passiert das, was in einigen Betrieben immer passiert. Nämlich gar nichts!

Der neue Mitarbeiter tritt voller Vorfreude und Motivation seinen neuen Job an und keiner ist darauf vorbereitet. Aussagen wie „Ich kann Ihren Namen überhaupt nicht finden.“ (Empfang); „Dafür bin ich eigentlich nicht zuständig, aber einer muss es ja machen.“ (Restaurant-Kollege) oder „Morgen kommt ein Kollege und zeigt Ihnen alles“ (Führungskraft), sind keine seltenen Aussagen, die einem neuen Mitarbeiter gerade mal so den Wind aus den Segeln nehmen kann: Motivation ade, Frustpegel juhe!

Die ersten Tage und Wochen eines neuen Mitarbeiters in einem Betrieb sind die entscheidenden. Haben diese doch einen elementaren Einfluss auf den zukünftigen Verbleib des Mitarbeiters - ob der oder die „Neue“ sich willkommen fühlen, ins Team und in das Unternehmen integrieren und eine gesunde Balance zwischen Einarbeitung sowie Anforderungen finden wird.

Es ist schon bemerkenswert: Unternehmen stecken zum Teil viel Zeit und Geld in die Mitarbeiter-findung und vernachlässigen dann das sogenannte Onboarding, also die Einführung des neuen Mitarbeiters ins Unternehmen. Das kann sich auf die weitere Zusammenarbeit negativ auswirken. Ein Unternehmen kann zwar die Fluktuation neuer Mitarbeiter nicht gänzlich verhindern, aber mit Hilfe von gut durchstrukturierten Onboarding-Maßnahmen kann die vorzeitige Kündigung zumindest deutlich reduziert werden.

Was kann ein gutes Onboarding-Konzept leisten?

Von einem erfolgreichen bzw. gelungenen Onboarding-Konzept kann dann gesprochen werden, wenn keine Kündigung innerhalb der Probezeit oder innerhalb von ein bis zwei Jahren erfolgt, und wenn sich der neue Mitarbeiter in dieser Zeit…

• fachlich sicher fühlt, die ihm gestellten Aufgaben bewältigen und seine Stärken zielgerecht einsetzen kann sowie seine Talente gefördert werden.
• gut in das bestehende Team integrieren kann, dort anerkannt wird und eine gute vertrauensvolle Basis zu seinen Vorgesetzten und anderen Abteilungen aufbauen kann.
• mit der vorgelebten Unternehmenskultur identifizieren kann und davon überzeugt ist, einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leisten zu können.

Onboarding umfasst somit die komplette Eingliederung des neuen Mitarbeiters - also das „an Bord nehmen“ - auf allen Ebenen: Es werden Aufgaben definiert, die Unternehmensziele und -philosophie dargestellt und soziale Kontakte mit den Kollegen hergestellt. Der gesamte Onboarding-Prozess beginnt bereits mit der Vertragsunterzeichnung und führt über die Probezeit hinaus.

Die drei Phasen des Onboarding-Prozesses:

Damit die Integration eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen auch nachhaltig funktioniert bzw. auch sichergestellt wird, sollte ein Mitarbeiterbindungs-Prozess individuell in jedem Haus ausgearbeitet werden, das sich in drei Phasen aufbaut und die nachfolgenden Punkte beinhalten sollte:

1. Zeit der Vorbereitung:

Die Vorbereitungsphase beginnt bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet vor dem Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters. In dieser Zeitspanne sind zum einen erste positive Signale an den neuen Arbeitnehmer zu senden, dass man sich als engagierter Arbeitgeber um seine neuen Kollegen kümmert. Zum anderen dient es aber auch der internen Vorbereitung, um für den zukünftigen Kollegen einen reibungslosen Ablauf vom ersten Arbeitstag an gewährleisten zu können. Folgende Punkte sollten hier bereits in der Vorbereitung in die Wege geleitet werden:

• Wissenswerte Informationen dem neuen Arbeitnehmer zukommen lassen (Werte, Leitbild, Vision, Organigramm, Unternehmensbroschüre, Mitarbeiterprogramme innerhalb des Unternehmens, Auflistung aller Anlaufstellen und der zuständigen Ansprechpartner etc.)
• Erledigung aller administrativer Dinge (Kontoverbindung für Gehaltsüberweisungen, Krankenkassenbescheinigung etc.), damit sich der Neuling vom ersten Tag an auf seine Tätigkeit konzentrieren kann.
• Teilen sie dem neuen Arbeitnehmer mit, wer für ihn bei Fragen im Vorwege der direkte Ansprechpartner ist.
• Klärung, welcher Kollege in der Einarbeitungsphase die „Patenschaft“ übernimmt.
• Lassen Sie einen Einarbeitungsplan mit Gesprächsterminen zur Abstimmung über gegenseitige Erwartungen und Ziele, Stellenbeschreibung, Organigramm und Ähnliches erstellen.
• Informieren Sie oder Ihre Führungskraft das Team so früh wie möglich darüber, wann der oder die Neue anfängt, damit die Mannschaft sich drauf einstellen kann.
• Der Abteilungsleiter sollte Sie sich auch am ersten Tag genügend Zeit nehmen, um mit dem neuen Mitarbeiter ausführlich sprechen zu können und ihn im Unternehmen herumführen, sowie dem eigenen Team und in den anderen Abteilungen den neuen Kollegen vorstellen.
• Vorbereiten bzw. Organisieren des neuen Arbeitsplatzes wie z.B. mit E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Schlüssel, Namensschilder, Visitenkarten etc.

2. Orientierungsphase in den ersten drei Monaten:

In der Orientierungsphase geht es darum, den Arbeitnehmer in das Unternehmen zu integrieren und in seine Aufgabenfelder einzuführen, indem er den Betrieb, seine neuen Kollegen, seine Tätigkeiten, die Gesamtorganisation und die betriebsinternen Abläufe kennen und verstehen lernt. Innerhalb der Orientierungsphase unterscheidet man deshalb nochmals zwischen zwei Zeitphasen:

Erster Arbeitstag:

Der erste Tag sollte wie ein „Einschulungstag“ mit folgenden Abläufen und Inhalten vollzogen werden:

• Mindestens Begrüßung durch den Abteilungsleiter bzw. Führungskraft. Als kleines Begrüßungsgeschenk könnte hier eine kleine Schultüte oder ein Blumenstrauß mit Willkommenskarte überreicht werden.
• Die Übergabe einer Haus-Mappe mit relevanten Leitfäden und Beschreibungen.
• Der Pate bzw. der Abteilungsleiter übernimmt die Hausführung und geht mit dem Kollegen von Abteilung zu Abteilung und stellt das neue Team-Mitglied vor.
• Kennenlernen des Arbeitsplatzes sowie Abläufe wie auch Tätigkeiten erläutern.
• Das Einführungsgespräch mit dem Abteilungsleiter.
• Erste Einarbeitung am Arbeitsplatz durch den Paten, z.B. Erklärung der Restaurantkasse oder Hotelsoftware, Schlüsselübergabe etc.
• Der neue Mitarbeiter sollte in den ersten Pausen keinesfalls aktiv nach einer Begleitung suchen müssen. Deshalb sollte auch hier der Pate zur Verfügung stehen.

Die ersten Arbeitswochen:

In den folgenden Wochen geht es darum,

• den neuen Kollegen Stück für Stück an seinen Arbeitsplatz heranzuführen, eine umfassendere Einweisung zu geben und erweiterte Aufgaben zu übergeben.
• den Mitarbeiter, je nach Position und Aufgabenfeld, mit den Kunden/Gästen und den Partnern des Unternehmens bekannt zu machen.
• die erste Woche auch dafür zu verwenden, den Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen hineinschnuppern zu lassen, damit dieser das Unternehmen besser kennenlernen kann. Denn wie soll z.B. eine Rezeptions-Mitarbeiterin ein Zimmer verkaufen können, wenn es diese gar nicht kennt bzw. bisher nicht gesehen hat?
• Regelmäßige Feedbackgespräche zwischen Abteilungsleiter und Mitarbeiter zu führen, um mögliche Probleme frühzeitig beseitigen zu können.

3. Integrationsphase:

Haben sich nach den ersten Tagen und Wochen die anfänglichen Fragezeichen über dem Kopf des „Neulings“ aufgelöst, ist es nun an der Zeit einen Schritt weiterzugehen. In der Integrationsphase geht es vorrangig darum, den neuen Kollegen immer mehr ins Unternehmen zu integrieren sowie ihn zunehmend selbst die Initiative und Umsetzung von Aufgaben übernehmen zu lassen. Auch sind jetzt die sozialen und emotionalen Aspekte einer funktionierenden Zusammenarbeit zu fördern. Hierbei können Teambuilding-Maßnahmen einen nachhaltigen Beitrag leisten: Gemeinsame Teamabende, sportliche Events, aber auch die Beteiligung an abteilungsübergreifenden Projekten und Weiterbildungsmaßnahmen tragen maßgeblich dazu bei, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen immer besser kennenlernt, sich intern besser vernetzen kann und sich schlussendlich damit verbunden fühlt.

Fazit

Es ist wie mit allen Dingen im Leben. Erst wenn ich bereit bin, etwas zu geben, kann ich auch darauf hoffen bzw. vertrauen, etwas Wertvolles zurückzubekommen. Gerade die erste Tage und Wochen eines neuen Mitarbeiters wirken sich immens auf dessen Verbleib sowie auf die zukünftige Entwicklung und Produktivität im Betrieb aus. Es entscheidet maßgeblich darüber, ob der neue Kollege mit Motivation, Engagement und Freude das Unternehmen mit seinem Tun unterstützen wird oder ob er durch eine mangelnde Wertschätzung und fehlende Integrationspolitik bereits in der Probezeit das Weite sucht. Durch einen guten Onboarding-Prozess stellen Sie deshalb viele Weichen für den zukünftigen Erfolg des neuen Mitarbeiters, aber auch für die zukünftige, potentielle Weiter-entwicklung Ihres Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, die Einarbeitungsphase für jedes neues Team-Mitglied ernst zu nehmen und für beide Seiten so angenehm wie möglich zu gestalten.

Sie selber haben es in der Hand, ob und wie sich ein neuer Kollege bei Ihnen integrieren kann. Eine zielführende und nachhaltige Mitarbeiter-Einbindung kostet kurzfristig Zeit und Energie. Langfristig aber ist es eine lohnende Investition, die sich zukünftig sehr bezahlbar machen wird. Und dabei spielt es keine Rolle, ob es sich hierbei um ein kleines oder großes Unternehmen handelt. Jeder Mensch sehnt sich nach individueller Anerkennung, Wertschätzung und Aufmerksamkeit. Wird ihm diese zuteil, bekommen Sie unter Umständen etwas sehr Wertvolles zurück: Einen Team-Kollegen, der Ihnen als Kapitän Ihres Hotels oder Restaurants bedingungslos folgen und in stürmischen Zeiten die Stange halten wird.

Probieren Sie es aus und berichten Sie mir von Ihren Erfahrungen. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen!

Herzliche Grüße,

Jan Schmidt-Gehring