Falsche Mitarbeiter kosten viel Zeit und Geld! 7 Tipps für die richtige Mitarbeiter-Auswahl

Das erfolgreiche Auswahlverfahren

In vielen Unternehmen laufen gerade die Budgetplanungen für das kommende, neue Geschäftsjahr auf Hochtouren. Gemeinsam mit den verantwortlichen Abteilungsleitern wird ganz akribisch daran gefeilt, in welchen Bereichen die Kostenstruktur optimiert und wo noch Potential für mehr Umsatz herausgekitzelt werden kann. Die jeweiligen Entscheidungen werden sehr sorgfältig und wohl überlegt getroffen, geht es doch dabei um mehrere hunderttausend bzw. einige Millionen Euro. Und wie sieht es bei der Suche von neuen, externen Mitarbeitern aus? Lesen Sie Tipps zur erfolgreichen Mitarbeiter-Suche.

Hier ist zum Teil ein ganz anderes Phänomen anzutreffen. Oftmals wird mal so eben zwischen Tür und Angel ein neuer Mitarbeiter eingestellt, ohne sich im Vorwege mit dem Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle auseinander gesetzt zu haben und genau hinzuschauen, wer da eigentlich mit ins Boot geholt wird. In manchen Fällen ist es schon beeindruckend, wie leichtfertig bei der Einstellung von neuen Teammitgliedern und im gesamten Bewerbungsprozess vorgegangen wird. Und nicht selten kommt nach einer Weile dann die Erkenntnis oder auch die Ernüchterung, dass die hochgepriesene Fachkraft ein Fehlgriff war. Zufall oder absehbar?

Einen zum Hotel oder Restaurant passenden Mitarbeiter zu finden, ist essentiell, aber auch nicht gerade leicht. Denn „Fehleinkäufe“, egal in welcher Abteilung, ob in der Spülküche oder in der Führungsetage, sind viel weitreichender als nur die finanziellen Auswirkungen. Sie bringen in der Regel weitere Störungen in den alltäglichen Ablauf, beeinflussen unter Umständen damit einhergehend negativ die Motivation der bestehenden Mitarbeiter und können zum Teil zu einem erheblichen Imageverlust des Unternehmens führen.

Also, was ist zu tun, um vermeintliche Fehlentscheidungen in puncto Mitarbeitereinstellung zukünftig vermeiden zu können?

7 Tipps für die richtige Mitarbeiter-Auswahl

1. Ausarbeitung eines Stellenprofils.

Bevor im blinden Aktionismus angefangen wird, einen neuen Mitarbeiter zu suchen, ist erst einmal zu überlegen, welche Anforderungen an den potentiellen Kandidaten gestellt werden sollen. Hierzu ist es dienlich, in schriftlicher Form eine Ausarbeitung vorzunehmen, in der die Beschreibung der Stelle wie auch die dafür notwendigen Anforderungen an das neue Teammitglied detailliert aufgeführt sind. In der Regel macht es Sinn, ein auf den Betrieb individuelles Anforderungsprofil mit einem Mitarbeiter oder Führungskräften zu erörtern bzw. zu erstellen. Nicht selten kann dadurch auch schon die Erkenntnis erwachsen, dass die Stelle mit einem internen Mitarbeiter besetzt werden kann.

Um ein auf das Unternehmen passendes Stellenprofil zu erstellen, könnte es hilfreich sein, sich mit den folgenden Fragen auseinanderzusetzen:

• Für welche Werte steht das Hotel oder Restaurant (Unternehmensleitbild)?
• Was sind die bisherigen und die zukünftigen Unternehmensziele?
• Mit welchen Fähigkeiten kann der neue Mitarbeiter die Ziele unterstützen bzw. vorantreiben?
• Was ist das definierte Aufgabengebiet der zu besetzenden Position?
• Welche fachlichen wie auch persönlichen Qualifikationen sollte der potentielle Bewerber mitbringen, um im Sinne des Unternehmens erfolgreich sein zu können?

2. Definieren Sie Ihre Mitarbeitersuche als Projekt:

Im weiteren Verlauf ist der Such- und Auswahlprozess wie ein „Projekt“ zu behandeln. Denn, wie bei jedem anderen Projekt auch, sind hierfür zielführende Umsetzungsmaßnahmen zur passenden Mitarbeitersuche und -Findung zu planen und Schritt für Schritt umzusetzen.

Teilen Sie die Mitarbeitersuche in eine Analyse-, Such-, Auswahl-, Entscheidungs- sowie Einarbeitungsphase auf. Für jeden Projektschritt bietet sich die Festlegung von vordefinierten Zielen und zeitlichen Vorgaben an.

3. Bei der Bewerber-Vorauswahl ist die Spreu vom Weizen zu trennen

Aus welchen Bereichen nun die ersten Bewerbungen auch eingehen, hier wurde bereits im letzten Blogbeitrag detailliert darauf eingegangen, wartet nun die nächste, entscheidende Aufgabe: Es muss eine Vorauswahl getroffen werden. Welcher Bewerber wird zu einem ersten, persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen und welche Bewerbungen sind als nicht passend wieder zurückzusenden?

Hierbei ist es ratsam, die vorliegenden Bewerbungen anhand objektiver Kriterien zu beurteilen. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse sowie Zusatzqualifikationen sollten vollständig sein und im Gesamtbild einen ganzheitlichen Eindruck vom Bewerber vermitteln. Aus den Gesamtunterlagen sollte dann abgeglichen werden, ob der Bewerber anhand des internen Stellenprofils zu der ausgeschriebenen Stelle passen könnte. Auch hier sollte die Entscheidung nach dem Vier-Augen- bzw. Sechs-Augen-Prinzip vollzogen werden. Denn ein aktiver Meinungsaustausch kann bereits im Vorfeld Klarheit und die ein oder andere neue Erkenntnis mit sich bringen.

4. Das strukturierte Bewerbungsgespräch

Bei dem Vorstellungsgespräch gilt das Gleiche wie bei der Vorauswahl der Bewerbungsunterlagen: Es sollte intern gut vorbereitet sein, nach festgelegten Strukturen ablaufen und von mindestens zwei Personen geführt werden. Definieren Sie auch hier im Vorfeld, wie Sie die Bewerbungsgespräche in der Auswahl- und Entscheidungsphase führen möchten. Überlegen Sie sich einen groben Gesprächsablauf, einen Leitfaden mit bereits zielgerichteten Fragen sowie ein Bewertungssystem, das Ihnen nach den Gesprächen hilft, zu entscheiden, an wen Sie die Stelle möglicherweise vergeben möchten.

5.Die 4 Phasen eines Vorstellungsgespräches:

Ein definiertes und strukturiertes Bewerbungsgespräch ist entscheidend für die richtige Auswahl eines neuen Teammitgliedes. Diese könnte nach folgender Struktur erfolgen:

1. Aufwärmphase

• Eine entspannte und ruhige Gesprächsatmosphäre schaffen.
• Die Gesprächsführer sollten ohne vorherigen Zeitstress in das Gespräch gehen und sich ebenfalls nach hinten einen Zeitpuffer einplanen.
• Mit Small-Talk beginnen, um dem potentiellen Kandidaten die Nervosität zu nehmen, etwa mit der Frage nach der Anreise etc.
• Dem Bewerber einen groben Überblick über die Dauer und den geplanten Ablauf des Gesprächs geben.

2. Präsentation des Betriebes

• Das Unternehmen im Ganzen mit seiner Unternehmenskultur und Philosophie sowie mit seinen zukünftigen Zielen vorstellen.
• Einen Ausblick auf die konkreten Aufgabenfelder geben, die den Bewerber erwarten würden.
• Aussichten für mögliche Aufstiegschancen im Unternehmen aufzeigen sowie die persönlichen wie auch fachlichen Weiterentwicklungschancen, falls vorhanden, darstellen.

3. Bewerber auf „Herz und Nieren“ prüfen

• Mit gezielten Fragen herausfinden, warum der Bewerber sich für die Stelle interessiert und warum gerade er dafür prädestiniert ist.
• Konkrete Situationen und Probleme aus dem beruflichen Alltag ansprechen, um die Herangehensweise und Lösungswege des Kandidaten beurteilen zu können.
• Stellen Sie den Bewerbern zudem Aufgaben, die für die vakante Position typisch sind. Durch solche Fragestellungen erfahren Sie, wie die Bewerber solche Herausforderungen angehen bzw. lösen würden.
• Stellen Sie den Bewerbern auch Aufgaben, vor denen das Unternehmen aktuell steht. Diskutieren Sie mit ihm darüber und lassen Sie nach dem Gespräch die daraus gewonnenen Erkenntnisse auf sich wirken, indem Sie sich fragen:
  – Welche neuen Erkenntnisse konnte der Bewerber zur Findung einer Lösung beitragen?
  – Wie ging der Bewerber mit anderen Meinungen um?
  – Welche Schlüsse zog er aus den neu gewonnenen Informationen?

So wird schnell klar, wie flexibel ein Bewerber ist und ob er für die zukünftigen Aufgaben der Richtige sein könnte.

4. Last but not least:

• Beiderseits noch offene Fragen klären.
• Formalitäten wie den möglichen Eintrittstermin, die Ausarbeitung des Vertrags und die Höhe des Gehalts besprechen.
• Den weiteren Ablauf erläutern und den Zeitrahmen nennen, in dem der Bewerber mit einer Entscheidung rechnen kann.

6. Die Bewerbungsgespräche nachbereiten

Ergänzen Sie nach jedem Gespräch Ihre Notizen und bereiten Sie diese so auf, dass Sie die Bewerberprofile gut mit dem Anforderungsprofil vergleichen können. Denn mit den noch frischen Eindrücken lassen sich die Erkenntnisse und Informationen aus dem Gespräch am besten beurteilen. Versuchen Sie dabei, das Auftreten und die Qualifikationen des Bewerbers möglichst objektiv zu bewerten.

Erstellen Sie, bevor Sie die Personalentscheidung treffen, ein Bewerber-Ranking. Dann haben Sie zur Not Alternativen parat, falls Ihr Wunschkandidat absagen sollte.

7. Bei der ultimativen Entscheidung darf das Bauchgefühl nicht fehlen

Bewerbungsgespräche können nur in einem gewissen Maße einen potentiellen Kandidaten auf „Herz und Nieren“ durchleuchten. Deshalb sollten Sie bei der Beurteilung und bei der schlussendlichen Entscheidung auch auf Ihren Bauch oder Ihre Intuition hören. Denn, wenn trotz bester fachlicher Eignung für den neuen Job, ein „ungutes Gefühl“ bei dem Bewerber bleibt, sollte man auch dieses mit in die Waagschale werfen, auch wenn die personelle Not groß ist. Denn mit einer sich abzeichnenden, gefühlsmäßigen Fehlentscheidung wird die Situation nicht leichter und der dadurch entstandene Schaden womöglich noch größer.

Die häufigste Ursache, warum bei der Einstellung von Mitarbeitern „Schiffbruch“ erlitten wird, liegt meistens darin, dass möglicherweise beim Auswahlprozess etwas übersehen oder aus einer Not heraus zu hastig entschieden wurde. So wie Angst ein falscher Ratgeber ist, so ist es in personellen Notsituationen gleichermaßen. Man hofft durch eine schnelle Mitarbeiter-Einstellung auf die ultimative Lösung aller Probleme. Ein solches Vorgehen kann gut gehen, es kann aber auch zu einem noch größeren Problem führen.

Gelebte Gastlichkeit in Ihrem Hotel oder Restaurant kann nur mit den richtigen Mitarbeitern gelingen und erfolgreich umgesetzt werden. Diese entscheiden letztendlich über den ganzheitlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Deshalb gilt es im hohen Maße, sich ganz besonders mit der Besetzung bzw. Auswahl von neuen Teammitgliedern auseinanderzusetzen. Auch wenn die zeitlichen Kapazitäten aufgrund des Alltagsgeschäftes eng gesteckt sind, so sind hierfür zusätzliche Zeitfenster frei zu schaufeln, um den nötigen Freiraum zu haben, eine zielführende Mitarbeiterauswahl treffen zu können. Denn jede Fehlentscheidung bindet notgedrungen weitere, zusätzliche Zeitkapazitäten, mal ganz abgesehen von den weiteren finanziellen Aufwendungen für Stellenanzeigen, anfallende Überstunden der bestehenden Mitarbeiter etc..

Auch wenn die passende Mitarbeiterfindung heutzutage sehr schwer bzw. fast unmöglich geworden ist, so sollte nicht aus blindem Aktionismus heraus gehandelt werden. Der Schaden, der daraus entstehen kann, könnte um ein vielfaches größer werden, als er bereits ist. Vielmehr gilt es dann in Ruhe zu überlegen, was es darüber hinaus noch für Lösungsansätze geben könnte und wie diese zielführend und erfolgreich umgesetzt werden könnten. Wie eben bei der Jahresbudgetplanung auch.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen weiterhin ganz viel Erfolg, wenn Sie neue Mitarbeiter suchen sollten und hoffe, Sie konnten den einen oder anderen neuen Aspekt für sich mitnehmen.

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auch in unserem Seminar "Mitarbeiter-Marketing".

Ihr
Jan Schmidt-Gehring