Videoüberwachung als DSGVO-Stolperstein für Ihr Unternehmen

„Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht!“ - wie Sie Videoüberwachung richtig umsetzen

Videoüberwachungen haben in den letzten Jahren einen richtigen Boom erfahren. Auch in Hotels und gastronomischen Einrichtungen findet man immer häufiger die kleinen, unauffälligen Überwachungskameras mit dem Ziel, die Sicherheit sowohl für Mitarbeiter als auch für Gäste zu erhöhen. Je nach Verwendungsgrad, können diese aber auch sehr schnell zu einem großen datenschutzrechtlichen Stolperstein werden.

Wie sehen hierfür überhaupt die datenschutzrechtlichen Anforderungen für eine derartige Überwachung aus? Was gilt es zwingend zu beachten und umzusetzen, damit der eigentliche Zweck einer Videoüberwachung nicht zu einem Bumerang mit hohen Bußgeldern und Sanktionen für den Unternehmer wird?

Wann liegt im Sinne der DSGVO eine Videoüberwachung vor und was darf ausschließlich aufgenommen werden?

Grundsätzliches zur Videoüberwachung:

Grundlegend gilt, wenn Sie eine Videoüberwachung, egal ob eine oder mehrere Kameras, im Hotel oder Restaurant im Einsatz haben, muss zwingend den gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes entsprochen werden. Nur dann ist die Überwachung mittels einer Videoanlage überhaupt zulässig.

Gesetzlich bedeutet der Begriff Videoüberwachung = die „Beobachtung öffentlich zugänglicher Räume mit optisch elektronischen Einrichtungen“.

Mit öffentlichen Räumen ist gemeint, was für die Allgemeinheit ausdrücklich zugänglich ist oder aber aufgrund einer nach außen erkennbaren Zweckbestimmung zugänglich ist. Dazu kann z. B. ein Hotelgelände gehören, ebenso der Lobbybereich wie auch der Hotelflur, unabhängig davon, ob die Aufnahmen gespeichert werden oder nicht.

Strengstens untersagt ist in diesem Zusammenhang die ständige Überwachung von Mitarbeitern, z. B. in Aufenthaltsräumen, in Umkleiden etc.

Ebenso kann es zu einem Problem werden, wenn z. B. die Rezeption durch eine Videokamera ins Visier genommen wird, bei der die Annahme aufkommen könnte, dass Mitarbeiter bei ihrem Tun aufgezeichnet und dadurch überwacht werden könnten.

7 Maßnahmen, die es zur gesetzeskonformen Videoüberwachung zu beachten gilt:

So sinnvoll eine Videoüberwachung auch sein mag, sollten keinesfalls solche Überwachungssysteme im Schnellschuss installiert und in Betrieb genommen werden. Denn zu Beginn gilt es sich sehr genau mit den zwingend zu beachtenden Voraussetzungen des Datenschutzes auseinanderzusetzen und sich detailliert mit den folgenden 7 Punkten zu befassen:

1. Schaffung einer Rechtsgrundlage für den Einsatz einer Videoüberwachung

Die DSGVO setzt sich nicht ausdrücklich und klar im Gesetzestext mit der Videoüberwachung auseinander. Hierzu heißt es lediglich in Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO allgemein, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur zulässig ist, „wenn sie zur Wahrung des berechtigten Interesses des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.“

Verantwortlicher im Sinne dieser Definition ist z. B. das Hotel oder Restaurant, welches die Überwachung mittels Videokameras durchführt. „Betroffene Personen“ sind diejenigen, die durch die Überwachung direkt beeinträchtigt werden, wie z. B. Gäste, Arbeitnehmer, Lieferanten, externe Dienstleister etc. Von diesen Personenkreisen werden durch die Videoüberwachung umfangreich personenbezogene Daten erfasst, gegebenenfalls werden Bewegungsprofile bestimmt und Personen können anhand des Bildmaterials identifiziert werden.

Doch wann kann man als Unternehmen von einem überwiegenden berechtigten Interesse sprechen?

Dies kann dann der Fall sein, wenn die Videoüberwachung zum Zwecke einer Vandalismus- und Diebstahl-Prävention oder aber als Zutritts- und Zugangskontrolle zum Hotelgelände und Lobbybereich dient. Unternehmen, die eine Videoüberwachung geplant oder bereits veranlasst haben, müssen somit ein entsprechendes oder ähnliches berechtigtes Interesse an der Überwachung haben. Diese Hürde dürften die meisten Unternehmen unschwer überwinden, wenn das Interesse an der Videoüberwachung im Zuge einer Interessenabwägung gegenüber dem möglicherweise gegenläufigen Interesse der betroffenen Person überwiegt.

Aber Vorsicht! Hier lauern einige Stolpersteine

Die Videoüberwachung z. B. des Gastraumes eines Restaurants oder einer Hotelbar ist nach § 6b BDSG (a.F.) im Regelfall datenschutzrechtlich unzulässig! Jedenfalls die mit Tischen und Sitzgelegenheiten ausgestatteten Gastronomie- und Hotelbereiche sind Gästebereiche, die zum längeren Verweilen, Entspannen und Kommunizieren einladen und damit nicht mit Videokameras überwacht werden dürfen!

Das dem Freizeitbereich zuzurechnende Verhalten als Gast eines Restaurants oder in der Hotelbar geht mit einem besonders hohen Schutzbedarf des Persönlichkeitsrechts des Betroffenen einher. Eine Videoüberwachung stört die unbeeinträchtigte Kommunikation und den unbeobachteten Aufenthalt der Besucher und greift damit besonders intensiv in das Persönlichkeitsrecht des Gastes ein. Das schutzwürdige Interesse des Besuchers überwiegt im Normalfall das berechtigte Interesse des Hotel- /Gastronomieinhabers an einer Überwachung, weshalb sich dessen Interesse nur in seltenen Ausnahmefällen durchsetzen lassen wird.

Dies gilt gleichermaßen auch, wenn eine Videoüberwachung an der Rezeption eingesetzt wird, bei der Mitarbeiter mit aufgezeichnet werden. Hierdurch können ebenfalls die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer verletzt werden. Zum Beispiel, wenn sich ein Mitarbeiter durch die auf seinen Arbeitsbereich positionierte Kamera in seiner Tätigkeit eingeschränkt und psychisch unter Druck gesetzt fühlt. Hierzu gab es bereits ein richtungsweisendes Urteil vom Landesarbeitsgericht in Mainz, wonach einem Arbeitnehmer Schmerzensgeld zugesprochen worden ist, weil er sich aufgrund einer Videokamera in seinen Persönlichkeitsrechten eingeschränkt sah, dagegen klagte und ein Schmerzensgeld in Höhe von € 850,00 zugesprochen bekam.

Somit ist in jedem Fall eine durchdachte Herangehensweise erforderlich, bei der aus meiner Erfahrung her in jedem Fall auch alle Mitarbeiter mit einer freiwilligen, schriftlichen Einwilligungserklärung mit ins Boot geholt werden sollten, dass die gemachten Videoaufnahmen nicht gegen diese verwendet werden (können), sondern ausschließlich der Prävention von Vandalismus und Diebstahl dienen.

Nochmals ganz anders sieht die Situation aus, wenn zusätzlich noch ein Betriebsrat existiert. Dann sind Geschäftsführer oder Inhaber per se im Vorwege verpflichtet, den Betriebsrat über die Planungen einer Videoüberwachung zu informieren und seine Zustimmung einzuholen. Wird dies vergessen oder (un)bewusst ignoriert, können unangenehme Klagen folgen, bei der zumeist der Unternehmer den Kürzeren zieht.

2. Den vorgeschriebenen Dokumentationspflichten nachkommen

Bereits vor der Installation einer Videoüberwachungsanlage sollten Sie somit eine umfangreiche Dokumentation erarbeiten, in der Sie den jeweiligen Ort, der per Video überwacht werden soll, sowie die technischen Informationen der zur Installation beabsichtigten Kamera schriftlich festhalten. Gleichzeitig sind auch die jeweilige Kameraausrichtung sowie die Schaltzeiten ausreichend zu dokumentieren.

Übrigens: Ein solches Papier ist auch zur weiteren Abstimmung mit dem Betriebsrat unabdingbar, um diesen umfassend informieren und schlussendlich auf Basis dieser Maßnahmenplanung seine Zustimmung einholen zu können. Ebenso sollte, auch wenn kein Betriebsrat vorhanden sein sollte, das gesamte Team zu den Beweggründen einer angedachten Videoüberwachung informiert werden, damit es von vornherein zu keinen „Missverständnissen“ kommen kann.

3. Ein Verarbeitungsverzeichnis erarbeiten

Ist die Installation der Videoüberwachungsanlage abgeschlossen, haben Sie eine weitergehende, verpflichtende Dokumentation zu erstellen, das sogenannte Verarbeitungsverzeichnis. Hier sind neben dem Zweck der Videoüberwachung auch die Kategorien erfasster personenbezogener Daten, Löschfristen und Zugriffsrechte einzelner Personen schriftlich festzuhalten. In einem solchen Verarbeitungsverzeichnis ist für jede installierte Videokamera ein separater Eintrag vorzunehmen.

Auch wenn für den überwiegenden Teil der Verantwortlichen dies als Schikane und als zeitaufwendiges Vorgehen betrachtet werden könnte, kann nur auf diese Weise ein ausreichender Nachweis darüber erbracht werden, dass sich mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen der Videoüberwachung intensiv auseinandergesetzt wurde. Unabhängig davon hat der Verantwortliche nach Artikel 5 DSGVO die Pflicht, das wichtige Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten und schriftlich festgehalten werden. Darunter fallen auch die Bereiche der Zweckbindung, Datenminimierung und Transparenz.

4. Das Transparenzgebot beachten

Kommt eine Videoüberwachung zum Einsatz, müssen Sie als Verantwortlicher die betroffenen Personen umfangreich über die beabsichtigte Datenverarbeitung, den verfolgten Zweck, die Rechtsgrundlage sowie etwaige Speicher- oder Löschfristen transparent und leicht verständlich informieren. Hierzu haben Sie an allen Zugangsbereichen, ob Parkplatz oder Hotel-/Restauranteingang entsprechende Hinweisschilder anzubringen und zwar so, dass sie den jeweiligen Personen direkt ins Auge fallen.

Hierbei unterscheidet man zwischen zwei Informationsverfahren:

• Ein eindeutiges Piktogramm mit einem Videokamerasymbol ist dort anzubringen, wo der Betroffene den überwachten Bereich betritt (z.B. Parkplatz, Hotel-oder Restauranteingang etc.).
• Zusätzlich ist unterhalb/neben jeder installierten Kamera ein weiteres Hinweisschild anzubringen, auf dem weitergehende Informationen, beispielsweise zum verfolgten Zweck, dem berechtigten Interesse, die Kontaktdaten des Verantwortlichen (Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie die Daten zur Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten, aufgeführt werden.

5. Löschfrist und Zugriffsbeschränkung berücksichtigen

Im Rahmen der Videoüberwachung gelten strenge Löschfristen. D.h., Sie sollten die Aufnahmen genau dann wieder löschen, wenn sie nicht mehr zur Zweckerreichung erforderlich sind, jedoch spätestens nach 72 Stunden. Um ganz sicher gehen zu können, sollte das Videosystem derart programmiert sein, dass die Aufnahmen automatisch nach einer festgelegten Zeitspanne (max. 72 Stunden) gelöscht werden.

Auch sollten unbedingt beschränkte Zugriffsrechte auf die Videoaufzeichnungen eingerichtet werden, damit die Einsicht auf die personenbezogenen Dateien durch unberechtigte Personen verhindert werden kann.

6. Der verfolgte Zweck ist stets zu beachten

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihr Videoüberwachungssystem nur die Funktionen enthält, die unbedingt notwendig sind, um den verfolgten Zweck zu erreichen. Beispielsweise ist eine biometrische Auswertung der erfassten Bilder in der Regel für den verfolgten Zweck nicht erforderlich und somit unzulässig.

Abgesehen davon dürfen Videodaten auch nicht für einen anderen dritten Zweck verarbeitet werden, sondern nur für den Zweck, aus dem die Videoüberwachung im berechtigten Interesse stattfindet.

7. Ausarbeitung einer Datenschutzfolgeabschätzung

Immer dann, wenn eine Datenverarbeitung für die Rechte und Freiheiten einer Person ein hohes oder ein sehr hohes Risiko zur Folge hat, hat der Verantwortliche vor deren Einführung eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung‎ (DSFA) vorzunehmen und zu ermitteln, welche Folgen eine geplante Verarbeitung für den Schutz der Daten von Betroffenen haben könnte.

Über das Instrumentarium der DSFA sollen Risiken beschrieben, bewertet und reduziert werden. Nach der DSGVO Gesetzgebung sind Verantwortliche bei einer systematischen, umfangreichen Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche verpflichtet, hierzu zählen dann auch Hotels und gastronomische Betriebe, die eine Videoüberwachung betreiben, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Da es sich bei der DSFA um ein sehr komplexes und umfangreiches Dokumentationskonstrukt handelt, ist jedem Fall eine Unterstützung durch einen kompetenten, externen Datenschutzberater empfehlenswert.

Darüber hinaus ist noch gut zu wissen, dass…

• …niemals öffentliche Bürgersteige/Straßen oder Nachbargrundstücke gefilmt werden dürfen. Kameras auf dem eigenen Gelände sind deshalb so auszurichten, dass diese genannten Bereiche nicht erfasst oder von vornherein mit einer Software geschwärzt/gepixelt werden.
• …für den Einsatz einer Videoüberwachungsanlage uneingeschränkt auch für funktionslose Kamera-Attrappen gelten, die lediglich zur Abschreckung eingesetzt werden. In diesem Fall findet zwar die DSGVO keine Anwendung, da es nicht zu einer Datenverarbeitung kommt, jedoch können betroffene Personen, deren Rechte durch die Attrappe beeinträchtigt werden, zivilrechtliche Ansprüche gegen den Betreiber geltend gemacht werden. Auch Kamera-Attrappen dürfen im Übrigen nicht auf den öffentlichen Bereich oder auf Nachbargrundstücke ausgerichtet werden.
• …nur eine datenschutzkonforme Ausgestaltung der Überwachung mittels Videokameras die Verhängung von Bußgeldern und anderweitigen Sanktionen seitens der Landesdatenschutzbehörden verhindert. Entsprechende Bußgelder können bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes eines Unternehmens betragen.

Fazit:

Im Grunde möchte jeder Hotelier und Gastronom mit dem Einsatz einer Videoüberwachung nur sein Eigentum sowie seine Mitarbeiter und Gäste vor vermeintlichen Straftätern schützen. Dass es allerdings nicht damit getan ist, einfach mal eine Kamera im öffentlichen Bereich zu installieren und in Betrieb zu nehmen, sieht man schon alleine an dem schmalgehaltenen, oben aufgeführten 7 Punkte Maßnahmenkatalog.

Damit allerdings Ihre Gäste und Mitarbeiter darauf vertrauen können, dass Ihr Unternehmen großen Wert auf den Schutz der gewonnen Daten legt und ein sorgsamer, gesicherter Umgang gewährleistet und garantiert ist, sollten Sie sich als Verantwortlicher, wer es bisher noch nicht umgesetzt hat, mit der datenschutzrechtlichen Thematik zur Videoüberwachung gründlich auseinandersetzen.

Denn ob Technik oder Mensch, beide Bereiche können zu einem unerwarteten Gefahrenpotential werden, auf das Sie vorbereitet sein sollten, da es ansonsten ganz schnell zu einem erheblichen Imageschaden, meistens in Verbindung mit hohen Bußgeldern und Schadenersatzforderungen, kommen kann.

Bleiben Sie „Datenschutzsicher“

Herzlichst

Ihr Jan Schmidt-Gehring

P.S.: Wir von der Unternehmermanufaktur stehen Unternehmen aus der Hotellerie und Gastronomie bei verschiedensten Fragen rund um den betrieblichen Datenschutz zur Seite. Ob zur Thematik der Videoüberwachung oder zu anderen Themenfeldern – auch für Sie entwickeln wir gerne rechtssichere und zugleich praxisgerechte Datenschutzlösungen. Fragen Sie uns einfach an!