Naturkatastrophen und Datenschutz – Die DSGVO als Kompass in turbulenten Zeiten

Leitfaden zur Einhaltung der gesetzlichen DSGVO-Normen bei auftretenden Naturturbulenzen

Die steigende Häufigkeit von Naturkatastrophen auch in unseren Breitengraden, sei es durch Überschwemmungen, Brände oder Stürme, haben eine drängende Notwendigkeit für Unternehmen auf den Plan gerufen, ihre Präventionsstrategien für derartige Szenarien neu zu überdenken und nachhaltige „Überlebens-“ Maßnahmen zu schaffen. Denn in einer Zeit, in der die digitale und physische Welt miteinander verwoben sind, ist es unerlässlich, nicht nur die physischen Strukturen ausreichend zu schützen, sondern auch sicherzustellen, dass sensible Informationen während Naturkatastrophen intakt bleiben bzw. gehalten werden können. Der nachfolgende Leitfaden bietet Ihnen eine klare Anleitung, um im Fall der Fälle sicher zu stellen, dass auch der Datenschutz gemäß der Vorgaben der DSGVO in allen Phasen in Ihrem Hotel und/oder Restaurant gewahrt werden kann:

1. Risikobewertung und Notfallplanung

Bevor Sie mit konkreten Maßnahmen beginnen, ist es entscheidend, eine umfassende Risikobewertung durchzuführen. Identifizieren Sie mögliche potenzielle Naturgefahren in Ihrer Region und bewerten Sie, wie sie sich auf Ihre Geschäftstätigkeiten auswirken könnten. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur digitale, sondern auch analoge Daten, die in physischer Form existieren. Erstellen Sie anschließend einen detaillierten Notfallplan, der die Schritte zum Schutz, zur Aufrechterhaltung und zur Wiederherstellung Ihrer Geschäftstätigkeiten von Daten klar festlegt.

2. Regelmäßige Backups und Datenspeicherung

Etablieren Sie einen soliden Plan für regelmäßige Datenbackups, sowohl lokal als auch extern. Dies gilt nicht nur für digitale Daten, sondern auch für analoge Informationen. Sichern Sie wichtige Dokumente in physischer Form an einem geschützten Ort und erwägen Sie die Digitalisierung von analogen Aufzeichnungen, um deren Sicherheit zu erhöhen. Stellen Sie sicher, dass Backups an einem Ort außerhalb des gefährdeten Gebiets aufbewahrt werden.

3. Schutz von analogen Daten

Angesichts der steigenden Digitalisierung vergessen Unternehmen manchmal, die Sicherheit ihrer analogen Daten angemessen zu berücksichtigen. Bei Naturkatastrophen besteht jedoch das Risiko von Wasserschäden, Feuer oder physischer Zerstörung, die auch papierbasierte Informationen gefährden können. Hier sind einige Empfehlungen, um analoge Daten in Krisensituationen zu schützen:

• Sicherer Lagerungsort: Bewahren Sie wichtige physische Dokumente an einem sicheren Ort auf, der vor möglichen Wasser-, Feuer- und Sturmschäden geschützt ist. Idealerweise sollten diese Informationen in einem verschlossenen, feuerfesten Safe oder einem speziellen Lagerraum aufbewahrt werden.
• Duplizierung: Erwägen Sie die Erstellung von Kopien wichtiger Dokumente, um sicherzustellen, dass im Falle eines Schadens an einem Ort die Informationen an einem anderen verfügbar sind. Diese Kopien sollten ebenfalls sicher gelagert werden.
• Versicherung für analoge Daten: Klären Sie mit Ihrer Versicherung ab, ob bei Verlust von analogen Daten diese im Schadensfall abgedeckt sind. In einigen Fällen kann eine spezielle Versicherung für bestimmte Arten von Dokumenten empfehlenswert sein.
• Digitalisierung: Betrachten Sie die Möglichkeit der Digitalisierung wichtiger analoger Daten. Das Scannen von Papierdokumenten und ihre Speicherung in einer sicheren digitalen Umgebung kann dazu beitragen, die Integrität der Informationen zu bewahren und den Zugriff zu erleichtern.
• Zugangskontrolle: Auch bei analogen Daten ist es wichtig, den Zugriff zu kontrollieren. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen, analogen Informationen haben. Verwenden Sie verschlossene Schränke und registrieren Sie den Zugang zu wichtigen Dokumenten.

Die Sicherheit von analogen Daten sollte nicht als veraltet betrachtet werden. Bei Überschwemmungen, Feuer oder Sturmschäden können diese genauso gefährdet sein wie digitale Informationen. Die Integration dieser Schutzmaßnahmen in Ihren Gesamtplan stärkt die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens gegenüber unerwarteten Ereignissen und sichert die Kontinuität Ihrer Geschäftstätigkeiten.

4. Verschlüsselung und Zugriffskontrolle

Implementieren Sie strenge Verschlüsselungsstandards für gespeicherte Daten, unabhängig davon, ob sie digital oder analog sind. Im Falle von analogen Dokumenten können Sie physische Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, wie zum Beispiel den Einsatz von verschlossenen Schränken oder Safes. Begrenzen Sie den Zugang zu sensiblen analogen Informationen auf autorisiertes Personal und verfolgen Sie den Zugriff.

5. Kommunikationsstrategie bei Datenschutzverletzungen

Bereiten Sie eine klare und effektive Kommunikationsstrategie vor, die im Falle einer Datenschutzverletzung durch Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zum Einsatz kommt. Informieren Sie Gäste, Mitarbeiter, andere Stakeholder und die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde transparent über den Vorfall und die getroffenen Maßnahmen zur Schadensbegrenzung. Dies gilt sowohl für digitale als auch für analoge Daten, da beide gleichermaßen schützenswert sind.

6. Regelmäßige Schulungen

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Bedeutung des Datenschutzes und die spezifischen Maßnahmen, die in Krisensituationen ergriffen werden müssen. Schulungen sollten nicht nur die Einhaltung der DSGVO, sondern auch die praktische Umsetzung von Notfallplänen umfassen.

Fazit:

Einschneidende Naturereignisse können unvermittelt eintreten, aber die Vorbereitung darauf und die Sicherung nicht nur der physischen Strukturen, sondern eben auch der sensiblen Betriebsdaten, sollten integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie sein. Von der Bewertung von Risiken und der Erstellung von Notfallplänen bis hin zur Implementierung von Verschlüsselungstechnologien und Schulungen Ihres Teams sind grundsätzliche, unverzichtbare Maßnahmen, um die „Widerstandskraft“ von Unternehmen in Zeiten von Naturkatastrophen gewährleisten zu können. Die Integration der DSGVO-Richtlinien in jeden Unternehmensbereich bildet dabei das robuste Fundament für den Schutz sensibler Informationen aller Art. Hotels wie auch gastronomische Einrichtungen sollten somit proaktiv in die Vorbereitung auf mögliche Naturgefahren investieren.

Durch eine ganzheitliche Herangehensweise an Datenschutz und Notfallmanagement können Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre grundsätzliche Resistenz vor unerwarteten Ereignissen stärken!

Bleiben Sie unversehrt!

Herzlichst
Ihr Jan Schmidt-Gehring