Erfolgreiches Offboarding von Hotel-Mitarbeitern: Ein Leitfaden für Hoteliers

Erfolgreiches Offboarding von Hotel-Mitarbeitern: Ein Leitfaden für Hoteliers

In der Hotellerie steht das Wohlergehen der Gäste an oberster Stelle. Doch genauso entscheidend und maßgeblich ist das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter. Ein reibungsloses Offboarding von Hotel-Mitarbeitern ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die ehemaligen Teammitglieder das Unternehmen mit positiven Erinnerungen verlassen. Dieser Blogbeitrag zeigt Ihnen, wie Sie den Offboarding-Prozess in Ihrem Hotel aufbauen bzw. optimieren können, um den Ruf Ihres Betriebes zu stärken und zukünftige Mitarbeiter anzulocken.

So schaut`s aus?!

In der Hotelbranche ist das Offboarding häufig ein vernachlässigter (Abschluss-) Prozess beim Mitarbeitermarketing. Vielerorts wird der Fokus auf das Onboarding und die Mitarbeiterbindung gelegt, während das Ausscheiden von Mitarbeitern zum Teil komplett unter den Tisch fällt. Dies kann jedoch negative Auswirkungen auf die Reputation des Arbeitgebers mit sich bringen. Darüber hinaus kann ein unstrukturiertes Offboarding einen unabsehbaren Einfluss auf die verbleibenden Mitarbeiter haben, da es Unsicherheit und Frustration verursachen kann. Als Folge kann sich dieser Umstand negativ auf die Arbeitsqualität am bzw. mit dem Gast auswirken und langfristig den Erfolg des Hotels gefährden.

Die Trennung von Mitarbeitern ist ein natürlicher Teil des Arbeitslebens. Deshalb sollte dieser Vorgang mit der gleichen Sorgfalt und Aufmerksamkeit behandelt werden, wie das Einstellen neuer Mitarbeiter. Ein mangelhaftes Offboarding kann zu Unzufriedenheit, schlechter Mundpropaganda und einem schlechten Ruf in der Branche sowie in der Region führen. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Verantwortlichen den Stellenwert eines guten Offboardings erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Handlungsempfehlungen und Leitfaden für ein erfolgreiches Offboarding

1. Planung und Vorbereitung

Bevor ein Mitarbeiter ausscheidet, sollten Sie einen klaren Offboarding-Plan mit genau definierten Punkten in Form einer Checkliste erstellen. Diese Liste sollte beinhalten, welche Schritte in welcher Zeitabfolge unternommen werden müssen, um den Übergang von der Kündigung bis zum Ausscheiden so reibungslos wie möglich zu gestalten. Klären Sie zudem mögliche rechtliche Aspekte und die genauen organisatorischen Details. 

2. Kommunikation

Die Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitarbeiter ist von größter Wichtigkeit. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und sprechen mit dem Mitarbeiter über die Gründe für sein Ausscheiden. Bieten Sie ihm die Möglichkeit an, ein offenes und ehrliches Feedback zu geben. Auch wenn die Wahrheit manchmal weh tun kann, so hilft es auf der anderen Seite aber auch, Missstände aufgezeigt zubekommen, um sie dann in der Folge angehen und zukünftig beheben zu können. Zeigen Sie gegenüber dem Mitarbeiter Wertschätzung für seine geleistete Arbeit. 

3. Weitergabe von Verantwortlichkeiten

Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben des Mitarbeiters nahtlos übergeben werden können. Dies kann die Einarbeitung eines Nachfolgers oder die Umverteilung von Aufgaben auf bestehende Mitarbeiter umfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Hotelbetrieb ohne Unterbrechungen und ohne relevanten Wissensverlust weiterlaufen kann. 

4. Abschiedsveranstaltungen und -geschenke

Eine kleine Abschiedsfeier oder ein Geschenk können dem Mitarbeiter zeigen, dass er wertgeschätzt wird. Dies trägt dazu bei, dass er die positiven Erinnerungen an seine Zeit in Ihrem Hotel behält. 

5. Aushändigung von Unterlagen

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter rechtzeitig alle notwendigen Dokumente erhält, wie beispielsweise sein Arbeitszeugnis, Informationen zur Abwicklung von Urlaubstagen sowie andere relevante Nachweise. 

6. Technisches Offboarding durchführen

Auch im Bereich der IT müssen einige Prozesse angestoßen, delegiert und überwacht werden:

• Sperren aller vorhandenen, personalisierten Accounts eines Mitarbeiters (Software- und Web-Anwendungen)
• Telefonnummer und E-Mails an Kollegen übertragen/weiterleiten,
• Intranet/Verteilerlisten pflegen und ggf. Nachfolger eintragen, Organigramme aktualisieren,
• Rückgabe von Firmenequipment überwachen und dokumentieren (z. B. Schlüssel, Chip-Karte, Laptop, Firmenhandy, Tablet, Werkzeug, Dienstwagen oder -fahrrad, firmeneigene Bahncard, weitere Zutrittskarten etc.),
• Technische Geräte (PC, Laptop, Firmenhandy, Tablet etc.) resetten und für den Nachfolger neu aufsetzen lassen 

7. „Alumni“-Netzwerk

Ermutigen Sie ehemalige Mitarbeiter, Teil eines Alumni-Netzwerkes zu werden. Dies kann dazu beitragen, die Bindung zum Hotel aufrechtzuerhalten und mögliche, zukünftige Rückkehroptionen zu schaffen.

Zusammenfassung

Ein erfolgreiches sowie nachhaltiges Offboarding von Hotel-Mitarbeitern ist von elementarer Bedeutung für die Reputation und das Arbeitsklima Ihres Hotels. Indem Sie einen klaren Ablaufplan verfassen, offen kommunizieren und für einen reibungslosen Übergang sorgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre ehemaligen Mitarbeiter Ihr Hotel mit positiven Erinnerungen verlassen werden. Dies wird nicht nur dazu beitragen, Ihren Ruf zu stärken, sondern auch potenziell zukünftige Mitarbeiter anzuziehen, die von Ihren sorgfältigen Offboarding-Praktiken beeindruckt sein werden. In der Hotellerie zählt jede positive, emotionale Erfahrung und wertschätzende Geste, sei es für jeden einzelnen Gast als auch eben für Ihre Mitarbeiter. 

Wer sich noch detaillierter mit der Thematik des Offboarding Prozesses auseinandersetzen möchte, kann sich bereits jetzt schon auf den 18. März 2024 freuen. An diesem Tag werde ich in einem Webinar mit dem Titel „Offboarding – man sieht sich immer zweimal im Leben“ von 10.00 bis 11.30 Uhr das Thema noch tiefgründiger behandeln und Ihnen weiteres Handwerkszeug und Tipps an die Hand geben, wie Sie ein für alle Beteiligten erfolgreiches Offboarding in Ihrem Hotel oder Restaurant aufbauen und etablieren können.

Herzlichst,

Ihr Jan Schmidt-Gehring

Gender-Hinweis:
Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit, wird in diesem Blogbeitrag die geschlechtsspezifische Differenzierung nicht durchgehend berücksichtigt. Entsprechende Begriffe und Formulierungen gelten aber immer im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter!